Le projet a pour objectifs de contribuer aux efforts du Bénéficiaire à :i) ralentir la propagation du VIH/SIDA et des IST au sein de la population ; ii) atténuer les effets sanitaires et socioéconomiques du VIH/SIDA et des IST sur les personnes infectées ou affectées par le VIH/SIDA et les IST sur les territoire ; et iii) développer des capacités nationales suffisamment fortes et durables pour faire face à l’épidémie du VIH/SIDA.

Pour la mise en œuvre de cette extension du PLVSS, le SEP/CNLS a élaboré un plan de mise en place d’une Unité de Gestion Fiduciaire (UGF/SEP) directement par lui-même à partir du 1er juillet 2009, basé sur le recrutement d’un Responsable Administratif et Financier international (RAF), d’un Spécialiste en passation des marchés, international et de l’utilisation du personnel national ayant travaillé avec le personnel international de KMPG.
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Le présent document qui constitue les termes de référence de la consultation pour la sélection du spécialiste en passation des marchés international, définit les objectifs, les résultats attendus et les modalités de son organisation.

2- Position Hiérarchique

Le Spécialiste en passation des marchés est placé sous la responsabilité du Secrétaire Exécutif Permanent du CNLS..

3-Tâches et Responsabilité :

Membre de l’Unité de gestion fiduciaire (UGF) du Projet de Lutte contre le SIDA et de santé (PLVSS), le Spécialiste en passation des marchés aura pour principale mission d’assister le SEP/CNLS à assurer la passation des marchés et la gestion des contrats.

4-Tâches à assurer par le Spécialiste en matière de passation des marchés

 Concernant la programmation

-En concertation avec les partenaires du projet, en particulier le Secrétariat Exécutif Permanent, élaborer et mettre régulièrement à jour le plan de passation des marchés du Projet ;

-Assister, éventuellement, les acteurs de la réponse de la société civile afin que leurs requêtes contiennent un plan de passation des marchés qui renseigne à suffisance sur la programmation des étapes clés pour les travaux, fournitures et services contenus dans leurs sous projets et développer un mécanisme de suivi afin de pouvoir identifier rapidement les sources potentielles de retard, les résoudre, ou proposer des solutions pour les résoudre ;

Concernant la préparation des dossiers

-Marchés des Consultants
Elaborer les dossiers de demande de propositions techniques et financières ainsi que la liste restreinte des consultants sur la base d’éléments et termes de référence fournis par les Responsables des composantes et validés par le SEP, après avis de non objection de l'IDA (si requis) ;
Notifier les lettres d’invitation aux consultants figurants sur la liste restreinte

-Marchés de fournitures et travaux
Préparer les dossiers d'appels d'offres sur la base des spécifications techniques fournies par les Responsables et validées par l’équipe de Projet, publier les dossiers d’appels d’offres et assurer la réception des offres

Concernant les opérations de passation des marchés

-Assister à l'ouverture des plis, rédiger les procès verbaux d’ouverture et les rapports d’évaluation des offres et d’attribution des marchés.

-Participer au processus de négociations lorsque requis ;

-Elaborer les contrats entre le Projet et les consultants (fournisseurs ou entrepreneurs) choisis après avis de non objection de l'IDA (si requis) ;

-Veiller à ce que les travaux, fournitures et services soient exécutés suivant les dispositions contractuelles ;

-Proposer les recommandations pour le règlement des différends pouvant intervenir en cours d’exécution de contrat ;

-S’assurer de la réception en temps opportuns des biens, travaux et services faisant l’objet des différents marchés financés par le projet;

-Conseiller le projet dans la compréhension et rédaction de tout courrier entrant ou sortant ayant les aspects de passation des marchés.

-Etablir une base de données sur les performances des fournisseurs de biens, entrepreneurs et consultants et mettre à jour régulièrement cette base de données;

-Elaborer un registre des fournisseurs et des prestataires de services qualifiés et mettre ce registre régulièrement à jour ;

-Etablir un système de classement fiable et complet des documents de passation de marchés du projet et assurer un archivage conséquent ;

-Assister les missions d’audits et d’appui du Projet de Lutte contre le SIDA et de Santé (PLVSS);

-Veiller à la mise en œuvre des recommandations issues des audits et des missions de supervision du SEP/CNLS et de l’IDA ;


Concernant les rapports

- Tenir mensuellement un registre contenant les renseignements suivants :
•le tableau (1) contrats dans le circuit (Marchés non encore signés et processus de passation encore en cours, planification/programmation des actions futures à mener,
•le tableau (2) la situation des marchés en cours d’exécution et niveau d’exécution physique et financier (décaissement) et
•le tableau 3, liste des problèmes de passation des marchés en suspens et pour lesquels une action, une intervention ou un appui est sollicité de la Banque Mondiale ;

-Rédiger trimestriellement le volet passation des marchés du rapport de suivi financier du Projet ;

Concernant le transfert des connaissances

-Former les homologues nationaux en passation des marchés en vue de la relève ;
-Organiser les ateliers de formation périodiques ;

Autre

-Entreprendre toute tâche en relation avec la passation des marchés qui pourrait lui être demandé par le Secrétariat Exécutif Permanent du CNLS.


5- Qualifications
•Formation supérieure de niveau Bac + 4 minimum ou équivalent d’une maîtrise (Master) en gestion, droit, ingénierie (commercial, génie civil, …),

•Expérience : au moins 5 ans d’expérience en matière de passation de marchés des projets financés par les principaux bailleurs de fonds Banque mondiale, Banque Africaine de Développement, Fonds Mondiale, etc..),


•Bonne connaissance de l’outil informatique (logiciels Word, Excel, Power Pointe et de Gestion des projets.

6- Personnalité

Esprit d’analyse et de synthèse, dynamique et méthodique.

•Capacité de rédaction des documents relatifs à la passation des marchés et de travailler sous pression.
Excellente moralité, sens des relations interpersonnelles, ouverture d’esprit,

7- conditions d’emploi :

le Spécialiste en passation des marchés est recruté pour une durée de deux ans avec une période probatoire de six (6) mois mais également des évaluations annuelles de performance.

les honoraires du Spécialiste en passation des marchés proposés seront négociés avant la signature du contrat ;

Le SEP/CNLS fournira au Spécialiste en passation des marchés recruté les moyens nécessaires pour assurer sa mission.